L'Association Holstein du Canada accorde une très grande importance aux rapports avec ses clients et les membres de son personnel; c’est pourquoi elle s’engage à protéger les renseignements personnels qu’elle possède sur ceux-ci. Par conséquent, Holstein Canada adhère aux principes de protection de la vie privée et aux commentaires afférents établis ci-dessous. Ces principes s’appuient sur les principes indiqués à l’Annexe 1 de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (Canada). L’expression « renseignement personnel », telle qu’elle est utilisée dans les présents principes, signifie tout renseignement concernant un individu identifiable, à l’exclusion du nom et du titre d’un employé d’une organisation ainsi que des adresses et numéros de téléphone de son lieu de travail.

Principe 1 – Responsabilité

Holstein Canada est responsable de tous les renseignements personnels dont elle a la gestion.

Il incombe à l’agent principal à la protection de la vie privée de s’assurer que Holstein Canada respecte les principes, même si d’autres membres du personnel de l’Association peuvent être chargés de la collecte et du traitement quotidiens des renseignements personnels et peuvent aussi être délégués pour agir au nom de l’agent principal à la protection de la vie privée.

Nous sommes responsables des renseignements personnels que nous avons en notre possession ou sous notre garde, y compris les renseignements confiés à une tierce partie aux fins de traitement. Nous devons, par voie contractuelle ou autre, fournir un degré comparable de protection aux renseignements en cours de traitement par une tierce partie.

Principe 2 – Détermination des fins de la collecte des renseignements

Nous déterminerons et documenterons les fins auxquelles des renseignements personnels sont recueillis, utilisés ou communiqués avant la collecte ou au moment de celle-ci.

Les fins se limiteront à celles ayant un lien avec nos activités et qu’une personne raisonnable considère appropriées dans les circonstances. Nous recueillons, utilisons et communiquons des renseignements personnels sur nos clients aux fins suivantes :

1. permettre à Holstein Canada de servir ses membres et ses clients actuels et futurs;
2. veiller à ce que les renseignements sur les clients et les animaux soient exacts et à jour pour conserver l’intégrité du livre généalogique;
3. permettre à Holstein Canada de renouveler ses adhésions et d’en acquérir de nouvelles;
4. permettre à Holstein Canada de mener à bien ses activités conformément aux statuts;
5. partager avec les partenaires de l’industrie désignés pour offrir des services aux producteurs laitiers;
6. publier les reconnaissances et les certificats de production supérieure et les listes de classement génétique (liste des meilleurs 100 taureaux pour l’IPV).

Nous recueillons, utilisons et communiquons des renseignements personnels sur les membres de notre personnel aux fins suivantes :

• Aider Holstein Canada à gérer ses ressources humaines, y compris les éléments suivants, mais pas exclus à ceux-ci :
• Renseignements personnels et administratifs;
• Inscription et calcul des avantages sociaux;
• Données sur l’équité en matière d’emploi et de rémunération;
• Santé et sécurité au travail, grief, faute disciplinaire;
• Registre d’emploi et de rémunération;
• Évaluation du rendement et planification de la relève.

Les renseignements personnels ne seront pas vendus à des tierces parties. Holstein Canada considère que la protection de la vie privée fait partie de l’Éthique des affaires qui régit les membres de son conseil d’administration et de son personnel. Le Code de conduite de l’Association stipule en effet que les membres du conseil et du personnel doivent « conserver un caractère confidentiel approprié en ce qui a trait aux affaires de Holstein Canada. »

Si nous prévoyons utiliser des renseignements personnels à des fins non précisées antérieurement, nous préciserons et documenterons la nouvelle fin avant une telle utilisation.

Nous déploierons des efforts raisonnables pour préciser à la personne auprès de laquelle nous recueillons des renseignements, avant la collecte ou au moment de celle-ci, les fins auxquelles ils sont destinés. Cette précision sera communiquée de vive voix ou par écrit et de façon que la personne concernée puisse raisonnablement comprendre la manière dont les renseignements sont utilisés ou communiqués.

Principe 3 – Consentement

Les renseignements personnels ne seront recueillis, utilisés ou communiqués que si la personne concernée en est informée et y consent, sauf si une telle information et un tel consentement ne sont pas appropriés.

La forme du consentement que nous cherchons à obtenir, qu’il soit explicite ou implicite, peut varier selon la sensibilité des renseignements et les attentes raisonnables de la personne concernée. Une personne peut retirer son consentement en tout temps, sous réserve de restrictions prévues par une loi ou un contrat et d’un préavis raisonnable. Nous informerons la personne concernée des conséquences d’un tel retrait.

La façon dont nous obtenons le consentement peut varier – formulaire de demande, vive voix, téléphone, moyen électronique – selon les circonstances ou la nature des renseignements recueillis et, plus particulièrement, de la sensibilité des renseignements personnels. Par exemple, les clients qui donnent leurs noms et leurs adresses à des fins d’envoi postal et de facturation doivent raisonnablement s’attendre à ce que ces renseignements servent aussi à la communication d’information sur les produits et services offerts par Holstein Canada. Les renseignements transmis à l’Association peuvent être partagés avec des entreprises de confiance et des partenaires de l’industrie qui acceptent, dans le cadre d’une convention dûment signée, de respecter la vie privée des clients.

De manière générale, nous chercherons à obtenir le consentement des personnes concernées relativement à l’utilisation et à la communication des renseignements personnels au moment de la collecte. Dans certains cas, nous pouvons obtenir le consentement après avoir recueilli les renseignements, mais avant de nous en servir (par exemple, quand nous voulons les utiliser à des fins non précisées antérieurement).

Nous n’exigerons pas d’une personne, pour le motif que nous lui fournissons un bien ou un service, qu’elle consente à la collecte, à l’utilisation ou à la communication de renseignements personnels autres que ceux qui sont nécessaires pour réaliser les fins légitimes et explicitement indiquées.

Dans certaines circonstances, tel qu’il est permis ou exigé par la loi, nous pouvons recueillir, utiliser ou communiquer des renseignements personnels à l’insu de la personne concernée et sans son consentement. Il peut s’agir notamment des cas suivants : les renseignements sont assujettis au secret professionnel; ce sont des renseignements réglementaires auxquels le public a accès; la collecte ou l’utilisation des renseignements est manifestement dans l’intérêt de la personne concernée et le consentement ne peut être obtenu auprès de celle-ci en temps opportun; les renseignements sont liés à une enquête sur la violation d’un accord ou la contravention de la loi; les renseignements sont requis pour répondre à une situation d’urgence mettant en danger la vie, la santé ou la sécurité de tout individu; les renseignements sont nécessaires pour le recouvrement d’une créance; les renseignements sont exigés par assignation, mandat ou ordonnance d’un tribunal.

Principe 4 – Limitation de la collecte

Nous restreindrons tant la quantité que la nature des renseignements recueillis à ce qui est nécessaire pour réaliser les fins déterminées et nous procéderons de façon honnête et licite.

Principe 5 – Limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation

Les renseignements personnels ne seront pas utilisés ou communiqués à des fins autres que celles auxquelles ils ont été recueillis, à moins que la personne concernée n’y consente ou que la loi ne l’exige. Les renseignements personnels ne seront conservés qu’aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation des fins déterminées. Les renseignements personnels ayant servi à prendre une décision au sujet d’une personne sont conservés suffisamment longtemps pour permettre à la personne concernée d’exercer son droit d’accès à l’information après que la décision a été prise et, dans le cas d’une demande d’accès ou d’une contestation, suffisamment longtemps pour épuiser tous les recours dont bénéficie la personne concernée aux termes de la loi. Les renseignements personnels dont nous n’avons plus besoin aux fins précisées seront détruits, effacés ou dépersonnalisés.

En cas de vente en totalité ou en partie de nos activités, il peut être nécessaire de permettre à l’acheteur éventuel, dans des conditions strictes de respect du caractère confidentiel, d’avoir un accès limité à des renseignements personnels confidentiels dans le cadre du contrôle préalable des activités de l’organisme.

Principe 6 – Exactitude

Nous déploierons tous les efforts nécessaires pour veiller à ce que les renseignements personnels soient aussi exacts, complets et à jour que l’exigent les fins auxquelles ils sont destinés.

Nous déploierons tous les efforts nécessaires pour veiller à ce que les renseignements personnels utilisés de manière suivie, y compris les renseignements communiqués à des tierces parties et ceux utilisés pour prendre une décision au sujet d’une personne, demeurent exacts, complets et à jour.

Principe 7 – Mesures de sécurité

Nous assurerons la protection des renseignements personnels au moyen de mesures de sécurité correspondant à leur degré de sensibilité.

Comment protégeons-nous vos renseignements personnels?

Nos mesures de sécurité protégeront les renseignements personnels contre la perte ou le vol ainsi que contre la consultation, la communication, la copie, l’utilisation ou la modification non autorisées, quelle que soit la forme sous laquelle ils sont conservés.

Nous sensibiliserons les membres de notre personnel à l’importance de protéger le caractère confidentiel des renseignements personnels afin de prévenir l’accès aux renseignements par des tierces parties non autorisées.

Nos méthodes de protection comprendront des moyens matériels (par exemple le verrouillage des classeurs et la restriction de l’accès aux bureaux), des mesures administratives (par exemple des autorisations sécuritaires et un accès sélectif) et des mesures techniques (par exemple l’usage de mots de passe et du chiffrement).

Comment protégeons-nous vos renseignements personnels?

Si vous avez recours aux services électroniques offerts sur le site Web de Holstein Canada, vous vous êtes enregistré et vous avez choisi un mot de passe. Nous vous recommandons de ne jamais divulguer votre mot de passe à qui que ce soit. Nous ne vous demanderons jamais votre mot de passe dans le cadre d’un appel téléphonique ou d’un courriel non sollicité. N’oubliez pas de fermer correctement la session sécurisée ainsi que la fenêtre de votre navigateur après avoir réalisé vos transactions. Vous veillez ainsi à ce que personne ne puisse avoir accès à vos renseignements personnels et à votre correspondance

Autres sites

Le site Web de Holstein Canada propose des liens vers d’autres sites, y compris ceux de partenaires de l’industrie. Bien que nous nous efforcions de n’offrir des liens qu’avec des sites qui partagent nos normes élevées et notre respect de la vie privée, nous ne saurions être responsables des pratiques en matière de protection de la vie privée mises en œuvre par d’autres organismes

Principe 8 – Transparence

Nous ferons en sorte que des renseignements précis sur nos politiques soient facilement accessibles, à l’exception des renseignements commerciaux de nature confidentielle.

Les renseignements fournis comprendront la description du moyen d’accès aux renseignements personnels, la description du genre de renseignements personnels que nous possédons – y compris une explication générale de l’usage auquel ils sont destinés –, des renseignements généraux sur notre politique, la nature des renseignements personnels communiqués aux organisations connexes et la manière de communiquer avec l’agent principal à la protection de la vie privée.

Principe 9 – Accès aux renseignements personnels

Nous informerons toute personne qui en fait la demande écrite de l’existence de renseignements personnels qui la concernent, de l’usage qui en est fait et du fait qu’ils ont été communiqués à des tiers, et nous lui permettrons de les consulter. Toute personne a aussi la possibilité de contester l’exactitude et l’intégralité des renseignements et d’y faire apporter les corrections appropriées.

Nous répondrons à la demande écrite de communication de renseignements dans un délai raisonnable (habituellement 30 jours). Si une personne en manifeste le besoin, nous l’aiderons à préparer sa demande. Nous pouvons exiger que la personne concernée nous fournisse suffisamment de renseignements pour qu’il nous soit possible de la renseigner sur l’existence, l’utilisation et la communication de renseignements personnels. Bien que notre réponse sera habituellement sans frais pour la personne concernée, nous nous réservons le droit d’exiger des frais selon la nature de la demande et la quantité de renseignements en cause. Dans ce cas, nous informerons la personne du coût approximatif et nous procéderons au traitement sur réception du paiement. Les renseignements demandés sont fournis ou rendus accessibles sous une forme généralement compréhensible. Si possible, nous indiquerons les sources de ces renseignements.

Lorsque nous fournissons le relevé des tiers à qui nous avons communiqué des renseignements personnels au sujet d’une personne, nous nous efforçons d’être le plus précis possible. S’il nous est impossible de fournir une liste des organisations à qui nous avons effectivement communiqué des renseignements personnels, nous fournirons une liste des organisations ou des genres d’organisations à qui nous pourrions avoir communiqué de tels renseignements.

Si une personne démontre que des renseignements personnels sont inexacts ou incomplets, nous apporterons les modifications nécessaires à ces renseignements. Si une contestation n’est pas réglée à la satisfaction de la personne concernée, nous prendrons note de l’objet de la contestation. S’il y a lieu, les tierces parties ayant accès à l’information en question seront informées du fait que la contestation n’a pas été réglée.

Dans certains cas, nous pouvons refuser la demande ou être dans l’impossibilité de communiquer tous les renseignements personnels que nous possédons au sujet d’une personne. Les exceptions aux exigences en matière d’accès aux renseignements personnels seront restreintes et précises, tel que le permet ou l’exige la loi. Si le refus est permis, nous informerons la personne, sur demande, des raisons pour lesquelles nous lui refusons l’accès aux renseignements. Ces raisons peuvent comprendre le fait que les renseignements personnels contiennent des détails sur d’autres personnes ou des renseignements commerciaux de nature confidentielle qui ne peuvent être séparés des registres; que les renseignements ont été recueillis dans le cadre d’une enquête sur la violation d’un accord ou dans le processus officiel de résolution d’un différend; ou que les renseignements sont protégés par le secret professionnel.

Principe 10 – Possibilité de porter plainte à l’égard du non-respect des principes

Toute personne est en mesure de se plaindre du non-respect des principes de protection de la vie privée en communiquant avec l’agent principal à la protection de la vie privée.

Nous ferons enquête sur toutes les plaintes. Si une plainte est jugée fondée, nous prendrons les mesures appropriées, y compris la modification de nos politiques et de nos pratiques au besoin

Personne-ressource

Toute question, préoccupation ou plainte concernant le respect de notre politique de protection de la vie privée doit être adressée à notre agent principal à la protection de la vie privée :

Agent principal à la protection de la vie privée
Holstein Canada
B. P. 610,
Brantford, ON
N3T 5R4
Téléphone: 519-756-8300
Télécopieur: 519-756-5878
Courriel: privacyofficer@holstein.ca